Registerbeskrivning för Kungsgårdsstiftelsen

Kungsgårdsstiftelsen är en stiftelse vars ändamål är att stöda hembygden och främja resurshushållningen i Ekenäsnejden och Snappertuna.  Det görs genom att bevilja understöd för verksamhet som gynnar kultur, idrott och annan allmän- och samhällsnyttig verksamhet inom det här område. Stiftelsen kan också bevilja ekonomiskt stöd till arbete som främjar sparande och ekonomisk fostran inom stiftelsens verksamhetsområde.

​

Denna registerbeskrivning gäller hantering av personuppgifter inom Kungsgårdsstiftelsen. Vi respekterar integritetsskyddet och vi har förbundit oss vid att skydda personuppgifterna enligt gällande lag.

​

När ansökningar lämnas in till Kungsgårdsstiftelsen insamlas kontaktuppgifter, för att vi skall kunna kommunicera med de sökande. Dessa uppgifter bildar i lagens mening ett register. Vi brukar bjuda de som beviljats bidrag till ett utdelningstillfälle. När man anmäler att man deltar bildas i lagens mening ett register. Det är primärt dessa verksamheter som avses i registerbeskrivningen.

 

Stiftelsens namn och kontaktuppgifter

Kungsgårdsstiftelsen (FO-nummer 1906905-9), 

ansokan@kungsgardsstiftelsen.fi, 040 52 94 894, www.kungsgardsstiftelsen.fi

Styrelsen ansvarar för stiftelsens verksamhet. Kontaktuppgifterna till styrelsen finns tillgängliga på webbplatsen www.kungsgardsstiftelsen.fi.

 

Registrets ändamål och den lagliga grunden

Ändamålet med registret är att samla in den information som är nödvändig för att behandla ansökningar om bidrag samt anmälningar till utdelningstillfällen eller andra evenemang. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter i samband med ansökningar är samtycke, i enlighet med artikel 6.1.a i dataskyddsförordningen. För behandling av personuppgifter i samband med utdelningstillfällen och andra evenemang är den rättsliga grunden samtycke. Behandling av personuppgifter kan även grunda sig på en rättslig förpliktelse, till exempel bokföringslagens krav.

 

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifterna hanteras av Kungsgårdsstiftelsens styrelse. Registeruppgifter kan delas inom styrelsen, till samarbetsparter och bland evenemangets intressentgrupper.​

 

Lagringsperiod

Personuppgifterna bevaras så länge som det behövs för att hantera den registrerades ansökan eller möjliggöra det evenemang som anmälningen gäller. Dessutom bevaras uppgifterna under tiden bokföringslagen och annan lagstiftning så kräver. Uppgifterna tas bort när de inte längre behövs. Förvaringstiderna fastställs med beaktande av behandlingens ändamål, lagstadgade förvaringsskyldigheter samt stiftelsens ansvarsskyldighet.

 

Informationssäkerhet

Kungsgårdsstiftelsen vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna mot obehörig åtkomst, förlust, förstöring eller annan olaglig behandling. Tillgången till personuppgifter begränsas till de personer som behöver uppgifterna för att utföra sina uppgifter.

 

Dataskyddsincidenter

Om en personuppgiftsincident inträffar som sannolikt medför en risk för de registrerades rättigheter och friheter anmäler stiftelsen incidenten till Dataombudsmannen utan onödigt dröjsmål. Om incidenten sannolikt medför en hög risk för den registrerades rättigheter och friheter informeras även den registrerade om incidenten.

 

Rättigheter

Personer som finns upptagna i registret har rätt att begära tillgång till sina uppgifter, begära rättelse av felaktiga uppgifter, begära radering av uppgifter, begära begränsning av behandlingen samt rätt att göra invändningar mot behandlingen av sina uppgifter. Uppgifter som har tagits in i bokföringen kan inte raderas. Övriga uppgifter kan på begäran raderas. Begäran om utövande av rättigheter riktas till stiftelsens styrelse via de kontaktuppgifter som anges ovan.

 

Klagomål

Personer som finns upptagna i register har rätt att inge klagomål till Dataombudsmannen.

 

Skyldighet att tillhandahålla uppgifter

Ifall uppgifterna inte lämnas är det inte möjligt att behandla ansökningar.